文件管理工作流程

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　　1.目的 　　為建立和保持一個(gè)有效的文件管理體系，而制定有關(guān)文件的管理要求，以方便文件的檢索查閱，并確保在質(zhì)量管理體系運(yùn)行的各個(gè)場(chǎng)合都能使用有效版本的文件。 　　2.適用范圍 　　適用于本公司與質(zhì)量管理體系有關(guān)文件的管理。 　　3.職責(zé) 　　3.1文件的制定、修改與廢止權(quán)責(zé):自己做,這里發(fā)不上來(lái) 　　3.2 外來(lái)文件： 　　3.2.1有關(guān)客戶(hù)圖紙/資料及品質(zhì)要求由各部技術(shù)組/品管部負(fù)責(zé)收集,申請(qǐng)登錄； 　　3.2.2與品質(zhì)系統(tǒng)及產(chǎn)品有關(guān)的國(guó)際/國(guó)家/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)由管理者代表負(fù)責(zé)收集，申請(qǐng)登錄。 　　3.3 文控中心負(fù)責(zé)文件的編號(hào)和所有質(zhì)量體系文件原件管理工作。 　　4.定義 　　4.1外來(lái)文件:指客戶(hù)提供的技術(shù)性資料、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)以及由相關(guān)部門(mén)搜集的國(guó)際/國(guó)家/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、法律法規(guī)等。 　　4.2 ECN:ENGINEERING CHANGE NOTICE，指對(duì)相關(guān)工程變更所做的暫定標(biāo)準(zhǔn)。 　　4.3 BOM:BILL OF MATERIEL，指物料清單。 　　5.作業(yè)內(nèi)容 　　5.1文件編號(hào)規(guī)則 　　5.1.1文件編號(hào) 　　□□□—□ □—□ □—□ □ □ 　　文件流水號(hào) 　　文件制訂部門(mén)代號(hào) 　　各文件類(lèi)別：01手冊(cè) 02程序 03作業(yè)性文件 05外部文件 　　本工廠(chǎng)英文名簡(jiǎn)寫(xiě)：HSP 　　5.1.2質(zhì)量記錄編號(hào) 　　□□—□□□—□ 　　版本（A、B……） 　　表單流水號(hào)(001-999) 　　各部門(mén)代號(hào)(參見(jiàn)5.4) 　　5.1.3 版次編號(hào) 　　5.1.3.1文件版次編碼 　　□ / □ 　　修訂次數(shù)（0、1……4） 　　版本（A、B……） 　　注：同一份文件的各頁(yè)版本必須相同，各修訂次數(shù)可不一致，每頁(yè)修訂后上升為A/1，某頁(yè)修訂超過(guò)4次，或同一份文件修訂等于或大于4處時(shí)，可直接更換版本。 　　5.1.3.2表單只有版本，修訂后直接換版。 　　5.2 部門(mén)代碼： 　　總 經(jīng) 理:ZJ 管理代表:GD 財(cái) 務(wù) 部:CW 　　行 政 部:XZ 營(yíng) 業(yè) 部:YY 資 材 部:ZC 　　電 鍍 部:DD 注 塑 部:ZS 噴油絲印部:PS 　　品 管 部:PG 　　5.3文件編寫(xiě)的格式: 　　5.3.1質(zhì)量手冊(cè) 　　5.3.1.1封面：公司名稱(chēng)、文件名稱(chēng)、文件編號(hào)、版本、制定、審核、批準(zhǔn)及生效日期。 　　5.3.1.2正文：質(zhì)量手冊(cè)修訂記錄、目錄、手冊(cè)說(shuō)明、公司簡(jiǎn)介、公司組織架構(gòu)圖、品質(zhì)保證體系圖、品質(zhì)政策、目標(biāo)、與質(zhì)量體系相關(guān)的各部門(mén)權(quán)責(zé)、分章論述涉及到體系要素點(diǎn)的管理要求。 　　5.3.2程序文件 　　5.3.2.1 封面內(nèi)容包括：公司標(biāo)志、公司名稱(chēng)、文件名稱(chēng)、文件編號(hào)、版本、制定、審核、批準(zhǔn)及生效日期。 　　5.3.2.2正文內(nèi)容包括：目的、適用范圍、職責(zé)、定義、作業(yè)內(nèi)容、相關(guān)文件、相關(guān)記錄、流程圖。 　　5.3.3作業(yè)性文件 　　5.3.3.1文控文員控制作業(yè)性文件的編號(hào)與版本，作業(yè)性文件格式由各部門(mén)自行確定，同類(lèi)文件必須使用同一格式，必要時(shí)可參照程序文件格式。 　　5.3.3.2 作業(yè)性文件必須包括公司名稱(chēng)、文件編號(hào)、版次、頁(yè)次、制定、審核、批準(zhǔn)等。 　　5.3.4質(zhì)量記錄 　　5.3.4.1質(zhì)量記錄的格式由編制部門(mén)確定, 但應(yīng)確保編號(hào)、標(biāo)題和內(nèi)容符合要求，欄目空間大小與所填寫(xiě)的內(nèi)容相適應(yīng)。 　　5.4文件與資料控制程序說(shuō)明 　　5.4.1文件的編制 　　5.4.1.1管理者代表組織質(zhì)量手冊(cè)和通用程序文件的編寫(xiě)。 　　5.4.1.2各部門(mén)負(fù)責(zé)人組織本部門(mén)程序文件/作業(yè)性文件的編寫(xiě)。 　　5.4.1.3各部門(mén)負(fù)責(zé)相關(guān)技術(shù)性資料的編寫(xiě)。 　　5.4.1.4品管部負(fù)責(zé)檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)規(guī)格書(shū)等品質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)資料的編寫(xiě)。 　　5.4.1.5文件的編號(hào)參見(jiàn)5.1,文件格式參見(jiàn)5.3。 　　5.4.1.6文件編制者應(yīng)確保文件清晰、易懂、可操作。 　　5.4.1.7文件中所需的質(zhì)量記錄/表單應(yīng)隨文件一起編制后提交審批。 　　5.4.2 文件的審批 　　5.4.2.1審批權(quán)限參見(jiàn)本文件3.1，審批人應(yīng)確保文件的質(zhì)量，滿(mǎn)足質(zhì)量管理體系的要求，可操作。 　　5.4.2.2對(duì)于涉及多個(gè)部門(mén)的文件可以采取文件會(huì)審的方式審核。 　　5.4.2.3文件與質(zhì)量記錄在制定及審批時(shí)，必須注明其制定及審批日期。 　　5.4.3 文件的發(fā)放/回收 　　5.4.3.1文件受控前由文件編制部門(mén)填寫(xiě)《文件登錄/修訂/廢止/補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)單》，確定文件發(fā)放范圍和數(shù)量。公司質(zhì)量手冊(cè)和程序文件的發(fā)放由管理者代表確定分發(fā)范圍和數(shù)量，其它體系文件由文件批準(zhǔn)人確定分發(fā)范圍和數(shù)量。文控文員編制《文件總覽表》。 　　5.4.3.2文控文員在文件發(fā)放前應(yīng)確認(rèn)：①文件是否清晰、易讀、可操作；②格式、內(nèi)容是否正確無(wú)誤；③編號(hào)、版本及文件是否已得到相關(guān)人員的批準(zhǔn)；在確認(rèn)無(wú)誤后登錄，并制定《文件發(fā)放/回收登記表》，作為文件制定和發(fā)放的依據(jù)；然后按規(guī)定復(fù)印所需份數(shù)，不得錯(cuò)頁(yè)、漏頁(yè)；制作完成后保留文件原件；副本文件加蓋藍(lán)色“受控文件”印章后發(fā)放，收文部門(mén)應(yīng)核對(duì)頁(yè)數(shù)、頁(yè)碼無(wú)誤后，在《文件發(fā)放/回收登記表》上簽收確認(rèn)。 　　5.4.3.3外來(lái)文件由各相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)識(shí)別與質(zhì)量管理體系的相關(guān)性，對(duì)需發(fā)放執(zhí)行的外部文件，由文控文員按本文件5.4.3.1與5.4.3.2辦理，加蓋“外來(lái)文件”識(shí)別章，并建立《外來(lái)文件清單》，外來(lái)文件可直接沿用原編號(hào)，原文件無(wú)明確編號(hào)時(shí)，按本文件5.1執(zhí)行。 　　5.4.3.4 非發(fā)放范圍人員需領(lǐng)用文件時(shí)，應(yīng)以《文件登錄/修訂/廢止/補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)單》向文控中心申請(qǐng)補(bǔ)發(fā)。 　　5.4.3.5 修訂/廢止文件由文控文員負(fù)責(zé)回收舊版本，并在原《文件發(fā)放/回收登記表》上注明，作廢文件應(yīng)立即加蓋“無(wú)效文件”章或直接銷(xiāo)毀；作廢文件原件應(yīng)加蓋“參考文件”章保留二年（保留期限另有規(guī)定除外）。 　　5.4.4文件的使用管理 　　5.4.4.1文件的使用部門(mén)/使用人應(yīng)妥善保管好文件，置于使用者易取閱的地點(diǎn)，如有丟失、損壞應(yīng)及時(shí)以書(shū)面形式向文控中心申請(qǐng)補(bǔ)發(fā)。 　　5.4.4.2受控文件不得私自復(fù)印/打印/涂改、書(shū)寫(xiě)或加注記號(hào)。 　　5.4.4.3作業(yè)性文件停止使用一年以上，由使用部門(mén)填寫(xiě)《文件登錄/修訂/廢止/補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)單》申請(qǐng)廢止，經(jīng)原審批人批準(zhǔn)后交文控中心廢止，若申請(qǐng)未獲批準(zhǔn)，則將文件交文控中心保管。 　　5.4.5文件的評(píng)審 　　文件使用者在工作過(guò)程中，應(yīng)評(píng)價(jià)文件的充分性和適宜性，必要時(shí)，應(yīng)提出更新的需要。 　　5.4.6 文件的修訂或作廢 　　5.4.6.1文件發(fā)放后，如需修訂或作廢時(shí)，由提出人填寫(xiě)《文件登錄/修訂/廢止/補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)單》按原審批程序?qū)徟�，原審批人不能審批時(shí)，而改由其接替人或授權(quán)人審批。 　　5.4.6.2文件修訂后，由文控文員通知各部門(mén)將舊版文件交文控中心后換領(lǐng)新文件。 　　5.4.6.3發(fā)往外部（認(rèn)證公司或客戶(hù)及其代表）的參考（非受控）文件在修改或換版時(shí)，只作通知并發(fā)放新文件，可不收回舊文件。 　　5.4.6.4外來(lái)的技術(shù)文件，由技術(shù)相關(guān)部門(mén)跟蹤管制，確定本公司之外來(lái)技術(shù)文件為最新版本。 　　5.4.6.5外來(lái)的國(guó)際/國(guó)家/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)由管理者代表與外界聯(lián)絡(luò)，確保本公司作用之外來(lái)標(biāo)準(zhǔn)為最新版本。 　　5.4.7記錄保存 　　有關(guān)文件控制之相關(guān)記錄，按《質(zhì)量記錄控制程序》執(zhí)行。 　　6.相關(guān)文件： 　　《質(zhì)量記錄控制程序》 　　7.相關(guān)表單： 　　7.1 《文件總覽表》 　　7.2 《文件發(fā)放/回收登記表》 　　7.3 《外來(lái)文件清單》 　　7.4 《文件登錄/修訂/廢止/補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)單》 　　8.流程圖 　　見(jiàn)附件1：《文件控制流程》

回答者：jfu6192016-04-03 00:00